19 jan

Hybride werken tijdens en na een lockdown

In de praktijk: maatwerk en mensenwerk
Hybride werken tijdens en na een lockdown, hoe vul je je rol als leidinggevende in?

bron: MyUniversity RUG

Als leidinggevende kan het een uitdaging zijn om dilemma’s die kunnen ontstaan op de werkvloer na een pandemie, na een lockdown en in een hybride werksituatie goed op te lossen. In dit artikel gaan we in op mogelijke dilemma’s, het kader waarbinnen zich dit afspeelt en geven we tools voor gesprekken over dit onderwerp.

Uitgangspunten

  • Iedere medewerker heeft recht op een veilige werkplek. Ging de laatste jaren de aandacht vooral uit naar sociale veiligheid, nu komt daar ook veilig in de zin van ‘corona-proof’ bij. Wat de voorwaarden zijn en waaraan een werkplek moet voldoen om veilig te ‘voelen’, kan per medewerker verschillen.
  • Een werkgever mag een werknemer niet dwingen tot vaccinatie. Een werkgever en een werknemer moeten conform de Arbowet wel onderlinge afspraken maken over hoe ze de veiligheid en gezondheid op de werkvloer borgen.
  • Een werkgever mag – als daar een goede reden voor is – wel vragen of iemand is gevaccineerd. Die goede reden is er als er bijvoorbeeld geen alternatieven zijn om een gezonde en veilige omgeving te creëren. Een werknemer hoeft daar echter niet op te antwoorden.

Praktische tips

  • Blijf met elkaar het gesprek voeren over gezondheid en veiligheid op de werkvloer en tot afspraken komen die voor iedereen goed werken.
  • Oplossingsrichtingen kunnen worden gezocht door in samenspraak met de werknemer af te spreken om bijvoorbeeld thuis te werken of beschermingsmiddelen te dragen.
  • Om tot een goede manier van samenwerken te komen waarbij iedereen optimaal kan presteren is het belangrijk om te weten hoe de individuele medewerker erin staat. Ga als leidinggevende open het gesprek aan en stel vragen als: ‘Wat vond je fijn aan de afgelopen periode en wat zou je willen behouden?’, ‘Waar zie je tegenop de komende tijd?’, ‘Wat heb je nodig om je werk met plezier te kunnen blijven doen?’
  • Geef elkaar zoveel mogelijk de ruimte en leg de eigen voorkeur niet als norm op aan anderen. Spreek bijvoorbeeld een aantal momenten in de week af waarop iedereen aanwezig dient te zijn en laat elkaar daarbuiten zoveel mogelijk vrij in de keuze van de werkplek.

Welke oplossingsrichting je ook kiest, het blijft altijd maatwerk. Laten we daarbij nooit vergeten respect te houden voor elkaars standpunt, hoe ver de meningen uit ook elkaar mogen liggen.

Bij dilemma’s die zich niet eenvoudig laten oplossen, raden we aan om je HR adviseur mee te laten denken. Samen kunnen jullie besluiten om bepaalde adviesvragen neer te leggen bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts kan namelijk ingeschakeld worden voor advies en borging als het gaat om de veiligheid en gezondheid op de werkvloer.

Praktijkvoorbeelden

Situatie 1:
Op een afdeling werken 15 medewerkers die een aantal kamers delen. De sfeer is open en zo wordt ook het onderwerp vaccinatie uitgebreid besproken. Alle medewerkers zijn gevaccineerd, met uitzondering van één collega. Haar collega’s schrikken hiervan en willen niet langer met haar een kamer delen. Voorlopig wordt het probleem opgelost doordat de vrouw blijft thuiswerken. De leidinggevende heeft zich hier noodgedwongen bij neergelegd, maar vindt het op termijn geen houdbare situatie. Voor de onderlinge contacten is het belangrijk dat alle medewerkers met enige regelmaat live aanwezig zijn. Maar hoe zorgt hij dat de niet-gevaccineerde medewerker aanwezig kan zijn zonder dat dit ten koste gaat van de gemoedsrust van haar collega’s?

Advies:
Ga het gesprek aan en toon daarbij respect voor elkaars standpunt. Vraag aan de gevaccineerde collega’s op welke manier zij wel met hun ongevaccineerde collega live zouden willen samenwerken. Probeer daarbij de eigen overtuigingen zoveel mogelijk ‘buiten beeld’ te houden zodat alle partijen zich gehoord voelen.

In praktische zin zou een mogelijke oplossing zijn om te kijken of de ongevaccineerde collega veilig op kantoor kan werken op dagen dat een aantal andere medewerkers thuis werkt, zodat ze alleen op een kamer kan zitten en haar collega’s afstand kunnen houden. Ook kan worden gekeken of er niet toch collega’s zijn die wel met haar op een kamer durven te zitten en is het voldoende om de medewerkers anders over de beschikbare ruimtes te verdelen. Misschien biedt het dragen van een mondkapje de gewenste veiligheid.

Situatie 2:
Een gevaccineerde medewerker is mantelzorger voor een kwetsbare partner en neemt derhalve de overheidsadviezen ter harte. Dit betekent dat hij niet naar overleggen komt waar geen afstand kan worden gehouden en dat hij bij overleggen waar hij wel aanwezig is als voorwaarde stelt dat er voldoende geventileerd wordt. In praktijk betekent dit: ramen open, ook als het koud is. Zijn collega’s zijn minder strikt in de leer en vinden afstand houden onzin. Ook houden ze de ramen liever dicht. De irritaties over en weer groeien. De leidinggevende is van mening dat wie gevaccineerd is gewoon op de werkplek kan zijn en ook fysiek naar overleggen kan komen zonder dat verdere maatregelen nodig zijn.

Advies:
Een discussie over wie gelijk heeft in deze situatie gaat niets opleveren. Voor elk standpunt zijn argumenten te vinden. Onderzoek liever samen hoe de werkplek en de overlegruimtes zo kunnen worden ingericht dat ook iemand die afstand wil houden dit zonder problemen kan doen. Is ventileren op een andere manier mogelijk? Zo niet, houd overleggen dan hybride: wie graag fysiek aanwezig wil zijn, zit in de overlegruimte en wie liever virtueel meedoet overlegt vanuit huis. Let er bij een hybride overleg wel op dat de mensen die via het scherm meedoen niet worden overgeslagen bij dingen als de rondvraag, en dat het in de overlegruimte niet een onderonsje wordt waar de thuisblijvers alleen naar kunnen kijken. Dit vraagt iets van de voorzitter van het overleg.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.